Por Lee Robertson
Ingeniero jefe de proyectos
¿Cuántos ingenieros de proyectos hay actualmente en Blackwood?
Actualmente contamos con 5 PE y un pasante de Ingeniería de Proyectos, tenemos una gama de experiencia y conocimiento dentro del equipo.
¿Cuántos proyectos/clientes tiene cada ingeniero?
Actualmente, estamos monitoreando 201 proyectos, según nuestro rastreador. El número de clientes por Ingeniero de Proyecto varía, ya que tenemos algunos clientes con los que solo tenemos un número pequeño de proyectos y otros con los que tenemos muchos. Los requisitos y expectativas de los clientes son diferentes, por lo que tendemos a basar la carga de trabajo de nuestros proyectos en la complejidad estimada del proyecto y, por lo tanto, en la carga de trabajo requerida. Como estimación, manejamos alrededor de 3 a 4 cuentas de clientes por proyecto. También tenemos diferentes tipos de proyectos, como el lanzamiento de nuevos productos, así como muchos proyectos de doble fuente actualmente. Nos esforzamos por obtener doble fuente, ya sea de India o China, siempre que sea posible para reducir los riesgos de suministro y tener más opciones para atender a nuestra base de clientes. Cada proyecto presenta sus propios desafíos únicos, ¡y ningún proyecto es igual! Es una experiencia de aprendizaje cada vez, eso es lo que lo mantiene interesante.
¿Qué herramientas o software utiliza para gestionar proyectos y realizar el seguimiento del progreso?
Al dirigir un proyecto, nos centramos principalmente en comprender la capacidad y los procesos de la fundición y en trabajar para cumplir o superar los requisitos del cliente. También colaboramos estrechamente durante las primeras etapas del proyecto (lo que llamamos "muestreo") con nuestros equipos en el Reino Unido y Bélgica si la pieza requiere pintura y acabado. Para supervisar el progreso de los proyectos y asegurarnos de estar listos para pasar a la siguiente etapa, evaluamos el trabajo en curso en varios puntos del proyecto. Estos puntos se denominan "puertas". Tenemos puertas en la fase de presupuesto, la entrega/inicio del proyecto, la fase previa al envío y la entrega del proyecto para la fase de arranque.
Uno de nuestros principales procesos para la gestión de proyectos es nuestro proceso APQP. APQP significa «planificación avanzada de la calidad del producto» y es un proceso reconocido en el sector automotriz. El APQP es una herramienta fundamental para identificar los riesgos del proyecto en una etapa muy temprana, ya sean relacionados con el producto, el plazo o cualquier otra cuestión. Su objetivo principal es comprender los riesgos, pero también funciona muy bien como herramienta de comunicación entre nosotros y la fundición. Nuestro APQP consta de dos fases.
La fase 1 es previa al vertido, donde utilizamos el APQP para evaluar si estamos listos para producir muestras según la simulación, la especificación del material, el marcado de la pieza y los conceptos iniciales de la plantilla. La fase XNUMX es previa al envío de las piezas, donde nos centramos en el PFMEA y el plan de control. El objetivo de la fase XNUMX es validar el proceso y verificar la estabilidad del mismo y los controles de calidad implementados en la fundición para que, al iniciar la producción, tengamos un conocimiento profundo de los procesos y estemos seguros de que se han mitigado todos los riesgos.
Los equipos de proyecto utilizan diariamente un sistema de seguimiento de proyectos para supervisar los plazos de los proyectos en relación con el plan de la fundición. Esta herramienta nos permite identificar posibles problemas. Utilizamos esta herramienta en equipo para revisar el estado de los proyectos y colaborar en la resolución de problemas en las revisiones semanales de proyecto.
¿Cómo priorizar proyectos o tareas cuando los recursos son limitados?
Nos aseguramos de asignar la cantidad correcta de recursos a cada proyecto en función del nivel de riesgo que identificamos en la fase de cotización. Aspectos como la complejidad, el plazo, la fundición y el cliente influyen en el nivel general de riesgo del proyecto. Si identificamos estos riesgos, los gestionaremos involucrando al equipo pertinente en el proyecto para minimizarlos (por ejemplo, el equipo técnico para piezas complejas, el equipo logístico para la entrega, etc.).
Utilizamos nuestra estructura APQP para gestionar nuestros proyectos y, en general, siguen un formato similar. Realizamos llamadas y reuniones de equipo con regularidad para comprender las tareas diarias del equipo y ofrecer asesoramiento y apoyo.
Principalmente, nos basamos en las puertas y el seguimiento regular de los proyectos para gestionar y priorizar las cargas de trabajo.
¿Puede explicarme el ciclo de vida de un proyecto típico en Blackwood, desde el inicio hasta el cierre?
Generalmente, nuestro equipo comercial se encarga de todos nuestros proyectos. Esta entrega se inicia tras recibir una orden de compra del cliente. El equipo de ingenieros de proyecto suele estar al tanto del proyecto, ya que participamos en las primeras etapas tanto en la viabilidad (que también cuenta con el apoyo del equipo técnico), como en la participación de los ingenieros de proyecto. También nos encontramos en la fase de revisión de presupuestos, donde, como equipo, revisamos y comparamos los costes disponibles de nuestras fundiciones y, basándonos en diversos factores, tomamos una decisión sobre la cotización que presentaremos al cliente.
Un proyecto estándar para un PE implica la entrega del departamento comercial, la solicitud de la orden de compra de patrones y muestras a la fundición seleccionada, la gestión de los plazos iniciales y la comunicación con el cliente sobre los requisitos pendientes, así como la elaboración del APQP con la fundición para comprender mejor el producto. Además, el PE gestiona activamente el proyecto para garantizar que las piezas se entreguen a tiempo y que, cuando lo hagan, los demás equipos responsables de procesarlas estén al tanto de su llegada y de los requisitos, por lo que se mantiene una comunicación intensa con estos equipos, especialmente a medida que avanza el proyecto. Una vez enviadas las muestras, el PE trabajará para recopilar todos los elementos necesarios del PPAP (proceso de aprobación de piezas de producción). Esta documentación constituye la aprobación para el cliente y el PE se esforzará por recopilar toda la información y revisarla para comprender el proceso y, al mismo tiempo, garantizar que se mitiguen todos los riesgos para que podamos iniciar la producción de forma eficiente tras la aprobación.
Una vez que se proporcionan las piezas y el cliente ha completado un ajuste y aprobado el PPAP, entonces el PE buscará cerrar este proyecto y entregarlo al equipo de compras y producción para la puesta en marcha.
Obviamente, todos estos hitos requieren una gran cantidad de trabajo intermedio. Diariamente, los ingenieros de proyecto gestionan numerosos desafíos y elementos variables, colaborando estrechamente con el equipo de la fundición, el cliente y nuestra planta de producción para facilitar su resolución y mantener el proyecto en marcha a tiempo. Incluso con el proceso APQP, la gestión del proyecto en sí requiere mucha visión de futuro. La principal tarea diaria de un ingeniero de proyecto es asegurar el progreso de todos los proyectos, cumpliendo al mismo tiempo con los requisitos de diseño y especificaciones del cliente. ¡Una tarea nada fácil!
¿Cómo colaboran los diferentes departamentos en los proyectos?
A lo largo del ciclo de vida de un proyecto, hay momentos en los que se requiere la participación y aportación de la mayoría de los equipos, ya sea en la fase inicial de compras para procesar las piezas a través de nuestro sistema ERP y generar las órdenes de compra, o en la fase de producción y calidad durante las listas de verificación previas al envío o las entregas del proyecto. Hemos trabajado arduamente durante los últimos tres años para mejorar las oportunidades de colaboración entre los equipos durante la fase del proyecto y creo que estamos viendo los beneficios de este enfoque. De nuevo, las diversas revisiones iniciales durante la fase del proyecto, desde la retroalimentación técnica inicial hasta la revisión del presupuesto, pasando por la lista de verificación previa al envío y la entrega del proyecto, brindan a todos los equipos la oportunidad de mantenerse al día sobre el proyecto, lo que a su vez facilita una entrega fluida cuando llega el momento de la puesta en marcha.
¿Cuáles son algunos de los desafíos comunes que enfrenta al gestionar proyectos aquí y cómo los aborda?
Siempre he dicho que la función del PE es adecuar los requisitos del cliente a la capacidad de la fundición, y el PE cubre esa necesidad; aquí es donde el equipo aporta valor. Uno de los retos habituales que enfrentamos es cómo comunicar nuestros propios requisitos y los del cliente a las fundiciones. Esto es especialmente importante en un momento en el que estamos ampliando nuestra cartera de productos y colaborando con nuevas fundiciones y proveedores para lograrlo. Contamos con un amplio apoyo dentro de la empresa para mitigar este riesgo a través de nuestro equipo en China e India, pero comunicar nuestros requisitos y garantizar su cumplimiento es uno de nuestros mayores retos.
Creo que otro factor clave son las necesidades de los clientes y la industria en constante evolución en la que operamos. Las exigencias de los clientes en cuanto a calidad y entrega siguen aumentando, con piezas de mayor calidad y sus correspondientes PPAP, requeridas en plazos más cortos, a medida que nuestros clientes continúan desarrollando nuevas máquinas. Debemos asegurarnos de cumplir con estos requisitos y adaptarnos. Nuestros clientes también trabajan de forma muy diferente, lo cual suele ser un elemento interesante de cómo gestionamos nuestras cargas de trabajo y proyectos: cada proyecto es único y cada uno conlleva sus propios riesgos que deben controlarse.
¿Cómo maneja Blackwood los cambios en el alcance del proyecto o los retrasos inesperados?
Creo que debemos ser realistas en este punto y destacar que estas dos cosas ocurren, ya sea con el cliente, internamente o en la fundición. Para obtener una pieza de alta calidad de una fundición en un plazo corto, se requieren muchas decisiones correctas, en el orden correcto y en el momento oportuno, y a menudo esto no sucede.
Creo que nuestra empresa es superior a la mayoría en cuanto a la respuesta a este tipo de problemas. Nos enorgullecemos de nuestra agilidad para satisfacer las necesidades de nuestros clientes y cada vez vemos más proyectos en los que nuestros clientes necesitan cambios de diseño de última hora, prototipos o piezas reelaboradas en el Reino Unido o Europa. Algunos de estos problemas se pueden mitigar mediante la gestión de proyectos, pero cuando no es posible, disponemos de diversas opciones, como la creación de prototipos en China, el transporte aéreo y la reelaboración de piezas con nuestros proveedores en Europa.
¿Cómo gestionar las expectativas de las partes interesadas, tanto internas como externas?
Comunicación: La comunicación es clave en casi todos los aspectos de la gestión de nuestros proyectos. Intentamos completar la mayor parte del trabajo del proyecto al inicio. En ocasiones, tratamos con diferentes contactos con el cliente entre la entrega del proyecto, del comprador al departamento de calidad/ingeniería, y en ocasiones nos damos cuenta de que los requisitos del cliente no se han compartido completamente. En ocasiones como esta, consideramos que es fundamental mantener una comunicación fluida entre los departamentos del cliente para asegurar que todos trabajen en sintonía. Esperar a que algo cambie ofrece muy pocos beneficios y, en mi experiencia, una comunicación directa con el cliente siempre es la mejor manera de encontrar una solución. Construir esa relación de confianza entre el cliente y el contratista principal es fundamental.
Lo mismo ocurre al trabajar con las partes interesadas internas. Uno de los principales retos de la gestión de un proyecto es la gestión del equipo. Cada persona tendrá una prioridad diferente respecto al proyecto y un nivel de interés distinto. Intentar guiar un proyecto a través de los requisitos de las distintas partes interesadas requiere una comunicación regular y un toque de diplomacia. Es importante tener en cuenta los requisitos de cada uno. Sin embargo, debemos priorizar aquellos que, en última instancia, conducirán a un proyecto lanzado con éxito, con componentes de buena calidad y consistentes que se distribuyan sin problemas a través de la cadena de suministro. Siempre que todas las partes interesadas sean conscientes de que esta será la prioridad del PE durante el proyecto, cualquier debate sobre las expectativas suele quedar claro desde el principio. Creo firmemente que esta es una de las habilidades clave de un PE exitoso: ser capaz de equilibrar las expectativas del equipo con el mantenimiento del proyecto en marcha y dentro del alcance.
¿Puedes compartir un ejemplo de un proyecto particularmente desafiante y cómo superaste los obstáculos?
Trabajamos en un proyecto muy desafiante a finales de 2024/principios de 2025, que, en mi opinión, resumía a la perfección nuestras fortalezas como empresa y como equipo. El proyecto era para un cliente consolidado con el que mantenemos una buena y duradera relación. Sin embargo, el producto que el cliente requería presentaba todos los desafíos de alto riesgo que normalmente buscábamos mitigar en las primeras fases de un proyecto durante la cotización, pero debido a su urgencia, esto simplemente no era factible. Se trataba de una pieza de hierro dúctil para una carretilla elevadora que requería soldadura a otro ensamblaje en el cliente. La línea de productos era nueva para nosotros, trabajábamos con una nueva fundición y el cliente requería muestras con rapidez (en un plazo de 6 semanas), por lo que tuvimos que gestionar un aumento de producción muy agresivo. Para añadir más problemas, el alcance del proyecto desde el principio no estaba claro. Quedaban preguntas sin respuesta sobre los requisitos de embalaje, así como sobre el montaje y algunos aspectos técnicos de la pieza. Recibimos muy poca comunicación con el cliente en este aspecto, lo que agravó el desafío. También tuvimos cambios de último momento en el embalaje del proyecto una vez que las piezas estaban en el mar, lo que requirió cambios significativos en el proceso en nuestro sitio en Dilsen para su gestión.
Sin embargo, el equipo aceptó el reto y trabajó arduamente en este proyecto. Fue un proyecto en el que demostramos nuestra capacidad de adaptación. El PE asumió la gestión de este proyecto de alto perfil y gestionó muy bien las expectativas de las partes interesadas, tanto con el cliente como internamente. Fue un proyecto que requirió una gran participación y apoyo de todos los aspectos del equipo para cumplir con los ambiciosos requisitos y, en mi opinión, realmente demostramos lo que podemos hacer en un proyecto como este. Identificamos las áreas en las que debíamos centrarnos desde el principio, como las plantillas y la viabilidad de las piezas, y trabajamos bien con nuestros equipos en China para garantizar que la fundición entregara las piezas correctamente y que tuviéramos confianza en que entrarían en producción. Realmente puso a prueba nuestros procesos y me complace decir que, gracias al equipo involucrado, el proyecto se entregó a tiempo y según las especificaciones.
¿Hay alguna otra información que le gustaría compartir?
Nada realmente, ¡siento que he hablado mucho de nuestro día a día y de nuestros procesos!
Mi último comentario es simplemente agradecer a todos nuestros colegas de Blackwood Engineering. El equipo de Ingeniería Industrial no podría entregar proyectos como el mencionado anteriormente sin la experiencia de cada uno de sus miembros en su área específica. Confiamos plenamente en el conocimiento y la voluntad de todos en la empresa para lograr estos objetivos, y por ello estoy sumamente agradecido. En nuestra empresa, tenemos la gran suerte de que todos estén dispuestos a colaborar estrechamente para alcanzar un objetivo, sin importar a quién beneficie. En mi experiencia, esta fortaleza es una rareza en la industria manufacturera, en una época en la que es fácil que los equipos se aíslen en sus propios procesos, y creo firmemente que este enfoque continuo de trabajo ayudará a la empresa a seguir creciendo.
